Document Management

Documenten spelen een cruciale rol binnen elk bedrijf. Een goed georganiseerd Document Management-systeem helpt je om soepel en efficiënt te werken. Met SharePoint heb je een krachtige tool in handen waarmee je al je documenten op één centrale plek kunt opslaan, delen, beheren én samenwerken. Je hebt geen gedoe meer met verschillende versies, verloren bestanden of overbodige papieren rompslomp. Alles is overzichtelijk geregeld en makkelijk toegankelijk, zodat jouw werkprocessen écht gestroomlijnd worden.

Waarom.

Bij Shared IT Solutions zijn we gespecialiseerd in Document Management met SharePoint en begrijpen we dat ieder bedrijf z’n eigen uitdagingen heeft. Wij denken graag met je mee om een oplossing te vinden die past bij jouw organisatie.

We weten hoe belangrijk het is om je documentbeheer soepel en overzichtelijk te houden. Onze experts helpen je bij het optimaal inrichten van SharePoint, zodat je documenten altijd georganiseerd en veilig beheerd worden. Of het nu gaat om structureren met mappen of taxonomie, het automatiseren van workflows of het beheren van rechten, wij zorgen ervoor dat je makkelijk kunt samenwerken en snel kunt vinden wat je zoekt.

Ons doel is om Document Management oplossingen te bieden die écht werken voor jouw bedrijf, ongeacht hoe groot of complex de vraagstukken zijn. Open communicatie vinden wij belangrijk; we luisteren naar je wensen en gebruiken je input om oplossingen te ontwikkelen die naadloos aansluiten op jouw behoeften.

Wil je weten hoe we jouw Microsoft 365 en SharePoint optimaal kunnen inzetten? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Samen kunnen we jouw Document Management verbeteren en je bedrijfsprocessen vereenvoudigen. Zo maken we jouw werkomgeving efficiënter en succesvoller.

Klaar om meer uit SharePoint te halen? Geef je gebruikers de ondersteuning die ze nodig hebben met onze toegankelijke, online trainingen.

Voordelen.

Documentbeheer op SharePoint heeft veel voordelen, zeker voor MKB’ers kunnen hier mooie stappen mee worden gezet. Wat levert het op? Hier zijn een paar belangrijke voordelen op een rijtje.

SharePoint fungeert als een centrale plek waar al je documenten overzichtelijk worden opgeslagen. Zo kunnen jij en je collega’s eenvoudig bij de benodigde bestanden komen, ongeacht waar jullie zijn of welk apparaat je gebruikt.

Met SharePoint werk je makkelijk samen aan documenten. Jij en je collega’s kunnen tegelijkertijd in hetzelfde bestand werken, veranderingen bijhouden en opmerkingen toevoegen. Dit zorgt voor een soepelere workflow en meer productiviteit binnen je team.

SharePoint houdt automatisch bij welke versies van een document worden opgeslagen. Hierdoor heb je altijd eenvoudig toegang tot eerdere versies en hoef je je geen zorgen te maken dat belangrijke aanpassingen verloren gaan.

Met SharePoint kun je rechten eenvoudig toewijzen aan specifieke gebruikers en groepen. Hierdoor kun je de toegang tot bepaalde documenten en mappen beperken, wat niet alleen de beveiliging bevordert, maar ook ongeautoriseerde toegang voorkomt.

SharePoint geeft je de mogelijkheid om workflows te automatiseren, zoals goedkeuringen en meldingen. Dit zorgt ervoor dat je minder handmatig werk hoeft te doen en bedrijfsprocessen consistenter en nauwkeuriger worden uitgevoerd.

SharePoint heeft uitstekende zoekmogelijkheden waarmee jij snel specifieke documenten kunt vinden, ook wanneer je met een grote hoeveelheid opgeslagen documenten werkt.

Met de mobiele apps van SharePoint heb je altijd en overal toegang tot je belangrijke documenten. Of je nu onderweg bent of snel iets wilt delen met collega’s, samenwerken wordt zo een stuk makkelijker, rechtstreeks vanaf je smartphone of tablet.

SharePoint is flexibel en kan makkelijk worden afgestemd op de groei van jouw organisatie. Of je nu een klein bedrijf runt of een groter bedrijf bent, het platform biedt de mogelijkheden om mee te groeien en aan te passen aan jouw specifieke behoeften.

Als onderdeel van Microsoft 365 werkt SharePoint soepel samen met andere tools en applicaties, zoals Microsoft Teams, Outlook en OneDrive. Dit zorgt voor een digitale werkplek die perfect op elkaar aansluit, waardoor je soepel en efficiënter kunt samenwerken.

Klaar om jouw Microsoft 365-vraagstukken samen aan te pakken? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.